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学校深入推进OA原生电子文件、教务数据实时在线归档工作

(通讯员:李方盱 吴瑾)根据档案工作目标管理“省特级”评审指标的明确要求,同时为推进学校智慧化校园建设,提升管理信息化水平,更好地服务教学、科研、管理,档案馆与信息管理部、学校办公室、教务部一直在积极推进档案信息管理系统与OA系统、教务管理系统的对接工作,以实现全方位更高效的档案信息化管理。

2019327日上午,电子文件实时在线归档工作协调会在文溯楼举行校长助理邹秉国主持,学校办公室、信息管理部、教务部与档案馆相关负责和工作人员参加了会议。

此前,在信息管理部和学校办公室的积极支持下,针对OA系统的原生电子文件实时在线归档功能开发已基本完成。目前在OA系统中,部门档案员可以手动勾选需要归档的已办结学校发文,并在线鉴定,一键式操作即可实时归档进入档案信息管理系统,后续在档案信息管理系统中补录、移交、接收等工作。但按照OA系统中原生电子文件实时在线归档发展的前沿和趋势仍然存在若干深层次问题,如电子签章有待开发、电子附件格式统一问题等。

 201812月已实现的OA原生电子文件实时在线归档效果图


学校办公室表示将积极支持与配合该项工作的开展,在完善近期整改目标的基础上,推进无纸化办公。信息管理部表示,目前可以解决修改稿、附件格式的问题,电子印章由于涉及到安全性、技术性和工作流程等方面的问题,列入长远规划。

邹秉国总结会议指出第一,归档至档案馆的文件必须是已成文且不可再做编辑的文件;第二,实现电子签章,使加盖电子印章的电子公文与纸质公文具有同等效力;此外,信管部和档案馆研究提出附件格式技术标准,校办规范管理等。

关于学生成绩数据归档问题,教务部表示将积极支持与配合该项工作的开展。邹秉国总结会议指出,相关部门完善中英文对照数据库,在培养方案上要求有规范统一的中英文课程名称,从源头解决问题;其次,进一步研究教务系统与档案系统如何做好归档材料的对接,实现电子成绩单的实时在线归档。会议还探讨了证书翻译学历学位证明书规范办理等问题。

此次会议通过部门间充分的交流和讨论,明确了OA原生电子文件教务数据实时在线归档的系列问题,提出了可行的解决方案,对做实、做好学校电子文件实时在线归档数字化校园建设具有实际意义。

(责任编辑:吴瑾)