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对标冲刺省特级复查(七)OA系统原生电子公文实现实时在线归档


(通讯员:李方盱)OA系统原生电子文件实时在线归档是省特级迎评达标的重点指标之一。省档案局规定,电子文件在线归档必须在评审时做现场演示,此项任务时间短,任务重,且无成熟经验可借鉴,需协调多个部门和环节。面对挑战,档案馆积极迎检,对标推进在线归档建设工作。在学校办公室和信息管理部的大力支持下,前期OA公文业务流程现状调研、需求分析,以及后续系统详细设计和开发编码阶段进展顺利。信息管理部还积极纳入智慧校园信息化建设项目予以经费支持。经过一个多月的开发、联调和业务测试,已基本实现OA系统原生电子文件实时在线归档要求,具体体现为,在OA系统办结的电子文件,可随时做分类鉴定、自动整理,并实时归档到档案信息管理系统。

一、归档要件

电子文件归档要件包括正文、定稿、公文处理签、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿。档案馆依据学校公文处理实际情况,针对自发文类型,对正文、附件、公文处理签、修改稿进行了归档处理,由OA系统自动合并为一个完整的PDF文件并生成页号,且保持电子文件排序和归档纸质文件排序完全一致。

二、归档流程

从准确性、习惯性、电子文件特点及健全部门立卷归档工作机制、发挥部门档案员作用出发,该项目实行两步实时归档:由部门档案员在电子文件办结后,进行预归档,在预归档库做信息补录后再向档案信息系统正式库做规范移交;再由档案员对移交的档案数据进行电子审核,审核通过后,即可接收到正式库并盖上电子归档章,成为正式的电子归档文件。

OA电子文件实时在线归档业务流程


OA办公系统预归档操作界面

档案管理系统预归档库


档案管理系统中正式的电子归档文件


此外,系统采用MD5加密算法等技术手段对电子文件进行了加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,确保电子文件的原始性、真实性和准确性。 一方面避免文件漏归,保证归档率和完整率,结合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免文件的流失和病毒的破坏。

通过对OA办公系统和档案管理系统的开发与利用,把电子文件的归档要求贯穿到文件的撰发至归档整个工作流程中,保证了对所产生的电子文件即时收集、整理、存储及利用等管理活动。与之前传统的纸质档案管理相比,电子文件归档更注重对档案全过程的参与,包括文件的产生和后期的管理工作,取代了传统纸质文件冗杂繁复的人工分类和整理,节省了人力、物力、时间。

OA系统原生电子文件实时在线归档,使得电子文件在线归档应用成为可能。不仅满足了省特级达标检查要求,而且是我校归档真正“双套制”(电子与纸质)的突破创新,也是迈向无纸化、智慧化、数字化校园管理的基础性的一步。后续还需在实际业务推行过程中进一步完善业务流程,规避可能风险。



(责任编辑:吴瑾)