（通讯员：江俐 吴瑾 余娟娟）档案利用效益是省特级档案达标评审的重要指标，汇编档案利用日常台帐和编写学校《档案开发利用效果典型案例》是评审的必备支撑工作，也是宣传展示档案工作意义和价值的需要。档案馆校史馆历来重视档案开发利用，将其置于工作的核心地位，努力提高档案利用效益。一方面以收集整理为基础，用认真的态度、良好的服务为广大利用者提供档案服务，尽可能地满足利用者的用档需求。另一方面充分挖掘利用档案资源，开展丰富的档案编研以及校史研究工作，搭建起文化育人平台，助推学校立德树人建设。
为了进一步宣传及强调档案工作的意义，提升学校师生档案意识，促进学校档案工作，档案馆校史馆围绕档案所具备的存凭、留史、资政、育人四大功能，从近年档案开发利用工作中选取典型案例编成学校《档案开发利用效果典型案例选编》。
一、服务校友师生，档案排忧解难
随着三龄两历核查工作在全国范围内普遍开展以及档案工作的规范管理，大量校友返校进行学历学位认证。我馆一方面严格按照相关规定，依据原始档案核实信息，应查尽查。另一方面遇到姓名别字、证号填写有误、人事档案缺失等疑难问题，本着对档案利用者高度负责的态度，积极联系相关职能部门，协调解决，仅2018年累计提供档案服务近3000人次，利用案卷3100余卷件。
典型案例1：为校友出具学籍材料证明，解决校友升迁之忧
2018年10月某日晚上10点，一个陌生的电话响起。
校友A：您好，我是学校的毕业生，目前单位正在进行人事调整，在审查我的人事档案时发现缺少了学籍材料，要求这周内就要出具相关材料，否则会影响到提拔问题，所以我连夜坐飞机过来查询一下自己的学籍档案，我现在就在档案馆楼下！
工作人员：您好，您的情况我们大致了解了，但是现在已经是晚上十点多了，我们已经无法为您办理相关业务了，您能否在上班时间到馆内来办理呢？
校友A：您好，我的这个补充档案的事情十分着急，单位要求下周一前就要出具相应材料，我怕等不及，连夜坐飞机过来了，能否请您帮帮忙啊！
工作人员：您的心情我们很理解，情况也很特殊，我请示一下领导，稍后回复您。（5分钟后）您好，经与馆领导汇报后，领导表示我们是竭诚为校友提供服务的，虽然明天是非工作日，但鉴于您的特殊情况，请您周六一早8点半到档案馆查询室，我们为您提供查询服务。
校友A：太感谢您了！我明早准时到！
周六早上8点半，档案馆查询室。经过核查校友A的基本信息后，发现馆内档案材料中的姓名与其姓名有出入。
工作人员：您好，我们核查您的相关档案材料发现，您的档案材料中的姓名与您身份证上的姓名不符，存在姓名别字的情况，请您进一步到相关学院核查吧！
校友A：这该怎么办呀？我的这个事情真的非常的紧急啊，您能否帮帮忙？
工作人员：您的心情我们理解，但是我们是严格按照相关规定，依据原始档案核实信息，为您提供馆内现有的档案材料，我们可以进一步与相关学院进行沟通，请他们协助出具证明，建议您赶紧与相关学院联系，查询相关信息吧！
随后，校友A拿着馆内提供的档案材料，到相关学院进一步核查，最终查到了准确的学籍材料，在有效时间内提供了相应的证明，使得校友A完成了人事升迁。
典型案例2：为校友开具学历证明等材料，解决校友工作之忧
2017年5月，我校毕业生B，来馆查询自己的学籍档案。
校友B：您好，我是学校毕业生，由于个人原因毕业证书遗失找不到了，后来忙于创业，也从未想过补办毕业证书事宜。如今新入职一家单位，对方要求我提供毕业证明才办理社保等入职手续，我想查询一下自己的学籍档案，补办一下毕业证书可以吗？
工作人员：您好，您的情况我们大致了解了，目前我们虽然无法补办毕业证书，但是，档案馆可以协同有关部门出具同等法律效力的学历证明书的，请问您的专业以及毕业年份是？
校友B：可以有学历证明就好啊，可是时隔多年，我都不记得当时的具体专业和毕业年份了，只有大致的年度范围了啊，请问这个能查到吗？
工作人员：那我们依据您的大致年份先查阅一下吧。
我馆查询人员耐心查询，翻阅几十份毕业生名册，但未查到其毕业信息。您好，但由于信息不全，未能查到您的毕业信息；建议您联系原来的同学或者老师，问清楚具体专业及年份再来查询。
三日后，校友B又来到了馆内。
校友B：您好，我终于联系上了当时的同学，原来我是毕业于XX年XX专业的！
工作人员：那太好了了，我们马上为您查询！
我馆人员调阅档案，并认真核实相关信息，为其出具毕业名册，并开具学历证明。校友B因此得以顺利入职。
档案馆校史馆积极改善窗口服务环境，规范查档流程，保护个人信息和隐私，提升查询利用服务质量。2018年10月我馆被评为教育部直属高校档案利用服务先进单位。
二、服务学校中心工作，保障各项工作顺利开展
档案馆校史馆充分发挥档案的服务功能，为学生、学校各部门提供良好的服务、支持，助力学校发展。
典型案例1．为学校七十周年校庆系列活动提供材料支撑
2018年恰逢学校70周年校庆，学校围绕“学术校庆、文化校庆、校友校庆”三大主题举办70周年校庆活动，档案馆校史馆利用馆藏优势，有力的支撑了学校七十周年校庆系列活动。
（1）学术校庆。档案馆校史馆充分挖掘利用馆藏资源，积极配合相关单位完成了《中南财经政法大学校史2008-2018》以及《中南财经政法大学学科学术发展史》的编纂工作。
（2）文化校庆。为学校拍摄校庆宣传片、校庆文艺晚会、校报特刊等提供了丰富的素材。
与校庆办联合举办了迎70周年校庆•校史校情知识竞答活动。
拓展档案利用渠道，为学校的教学楼、行政楼、食堂等廊道文化提供了丰富的历史图片，营造了独具历史特色的楼宇文化。
（3）校友校庆。圆满的接待了先贤后人、系列返校校友等参观校史馆。
为校友们提供了校史馆参观延伸拓展服务，即整理好校友们的在校档案，例如录取名册、成绩登记表、毕业名册等，为同年级来馆参观的校友们定制档案记忆纪念册和制作档案记忆专题视频，让每位进馆的中南大人都能找到在校痕迹。为系列知名校友定制档案记忆纪念册，力图保存好校友们的档案记忆，守护住校友们的大学青春。
典型案例2．发挥档案作用，为校园建筑修缮提供资料支持
时值校庆七十周年，校园各项修缮活动有条不紊地进行。相关部门为进行修缮活动来馆内核查校园建筑基建图纸，档案馆热情接待，耐心查找。
2018年1月8日，校园建设部来馆查询首义校区教职工住宅及幼儿园建筑相关图纸。
2018年4月8日，后勤保障部因需要对文沛楼及文溯楼维修改造，来馆查询相关基建图纸，我馆予以提供。
2018年4月10日，后勤保障部因我校文波楼安装功能指示牌，来馆利用文波楼1-6层平面图的相关图纸，我馆提供电子版图纸。
2018年4月17日，校园建设部来我馆查询酒店培训中心及中韩国际教育学院（文济楼）的相关建筑的基建图纸。
2018年5月2日，首义综管办来馆查询首义校区31号楼、32号楼、35号楼、38号楼资料，为筹建建行学院做准备，提供相应图纸的电子版本。
2018年5月8日，校园建设部来馆调取首义校区31号楼、32号楼、35号楼、38号楼的基建图纸资料，为维修改造做准备。
2018年5月15日，校园建设部因需对首义图书馆及54号楼进行维修改造，来馆查阅基建图纸。
2018年5月29日，后勤保障部因教工锅炉房改造，来馆调取教工锅炉房全套工程图纸，为其提供电子版本图纸。
2018年6月14日，校园建设部因南湖校区排污排涝系统改造工程（二期），来馆调取相关图纸。
2018年9月5日，图书馆因货币金融博物馆布展装修进场施工，需要查阅原有建筑施工方面的档案，为其提供相关图纸的电子版。
2018年9月25日，后勤保障部对文清楼地下室进行实验室改造，借阅文清楼全套建施、结施图纸，为其提供电子版本图纸。
2018年10月12日，资产管理部对纸坊校区校舍房屋锁定，需核查纸坊校区校舍十八栋房屋产权证，为其提供房产证复印件。
此外，近年来，我校应届毕业生出国深造的人数逐年攀升，毕业后及时获得权威的英文翻译件成为他们的迫切需求。档案馆急学生之所急，从2015年起，连续四年为应届毕业生提供两证（毕业证、学位证）英文翻译免费专场服务。
据不完全统计，2015年办理证书翻译审核近1500份。2016年办理证书翻译审核近3000份。2017年办理1000人次，审核、出具翻译材料2000余份。2018年办理922人次，审核、出具翻译材料5670余份。
为师生、学校各部门提供良好的服务与支持，助力学校发展，档案馆校史馆一直在行动。
三、建章立制，提高档案利用效率
建章立制是实现档案管理规范化、标准化的首要保证，也是提高档案工作效率、提升档案利用服务水平的有力措施。档案馆校史馆为了提高档案利用效率，创新教学评估材料归档，保障了本科教学评估档案的完整性；建立三级归档模式，规范了研究生学位档案管理；健全声像档案数据库，支撑了校园文化建设；加强档案信息化建设，开通了网上远程代办系统，使档案利用者不用到馆，不需请托，就可实现网上办+快递送的一条龙服务。
四、挖掘馆藏资源，“死档案”变成“活成果”
根据学校发展和档案业务需要，档案馆校史馆积极挖掘利用档案资源，推出系列具有学校特色的编研成果，相关编研成果荣获系列奖项荣誉。积极开展课题研究，深化档案编研成果，2015年-2018年，馆内老师相继获批了教育部重点项目1项，湖北省教育厅项目1项、校级项目3项。档案馆校史馆获高校档案工作先进单位，教职工获得档案工作优秀管理者，档案工作先进个人和档案编研工作先进个人等14项荣誉；11篇档案校史编研学术论文获奖。
成果丰硕
五、充分利用档案资源，搭建文化育人平台
档案馆校史馆充分发挥“两馆一体”优势，积极利用档案编研成果支撑校史馆提档升级，开发档案史料的文化育人功能。
典型案例1、开展系列校史校情专题教育活动，支持学校立德树人建设
为了加深师生对学校校史校情的了解，增强师生对学校历史文化和优良办学传统的认同，推进学校立德树人建设工作，档案馆校史馆充分挖掘利用档案资源，开展系列校史校情专题教育活动。
学生教育。一是将校史校情与建校70周年相结合，通过学习校史、主题讲座、参观校史馆等方式，帮助学生了解学校发展历程和优良传统，践行学校的校训精神和育人理念，激发大学生的爱校荣校意识，在学生中产生了广泛而深刻的影响。二是结合新生入学教育，接待全校基层党团支部、学生社团党团支部开展“知校史 明校情 迎校庆”主题党团日活动，为各支部成员提供优质的校史讲解服务，使同学们进一步了解学校的红色校史。
三是结合通识课《认识武汉》，馆长以《中南大与武汉》主题，为90余位新生讲授了中南大与武汉的历史渊源，回顾了中南大七十年的峥嵘历史，增进了新生对学校的认同感。
教师教育。一是与教师发展中心合作，每年9月在新进教职工的入职培训中，把参观校史馆作为培训项目之一。通过组织参观校史馆使新进教职工快速了解学校在不同发展时期的奋斗历程，感受历代中南大人艰难刻苦、无私奉献的革命精神，增强新进教师的归属感和责任感。
二是结合教职工党支部主题活动，为全校党员讲述中南大的历史发展，追溯中南大的红色记忆。
典型案例2．成立校史研究协会和讲解队，建立文化育人的长效机制
为充分发挥档案历史资源的育人作用，档案馆校史馆在实践中建立文化育人的长效机制。
拓展协会校史研究、档案整理、史料征集、口述校史、接待讲解等职能，结合学校暑期社会实践活动，组建“探秘校史小分队”，通过开展中原大学时期老校友的口述史访谈、走访华中师范大学校史馆、中南民族大学档案馆校史馆等，带领成员们走进校史，提升协会成员们的认同感与荣誉感。形成的系列成果在2018年暑期社会实践活动中受到表彰，指导老师获得了“优秀带队教师”的荣誉，所带领的团队获得“优秀实践队”称号，主要成员获得“先进个人”荣誉，有效发挥了文化育人的功能。
典型案例3．举办校史讲解员大赛，建立校史志愿讲解队伍
通过举办校史讲解大赛，建立校史志愿讲解队伍，陆续开展校史校情、讲解技巧、公关礼仪以及新闻稿撰写等理论与实践培训活动，提升校史讲解员们的综合素质，让学生参与到校史讲解中，激发学生们的爱校、荣校意识。
此次档案开发利用效果典型案例的选编涵盖了档案服务，档案开发，档案编研以及文化育人等方面，旨在真实记录档案馆校史馆工作，提升学校师生档案意识，促进学校档案工作的开展。今后档案馆校史馆将继续充分开发利用档案，发挥档案的服务育人功能，为校友、师生及学校各部门提供良好的服务与支持，助力学校的发展。
（责任编辑：吴瑾）