12月10日，随着档案馆第六期数字化扫描工作的结束，我校档案馆经数字化处理的纸质档案已达72366卷、674685件，297.6万页，档案信息管理系统的数据量超过800 G，“数字档案馆”建设的多项指标均排在湖北高校前列。通过11年“数字档案馆”建设，已经基本实现不用进库房，只需轻点鼠标就可查询利用绝大多数档案。
档案馆馆藏档案涵盖中原大学，中南财经学院和中南政法学院，湖北大学，湖北财经专科学校，湖北财经学院，中南财经大学，中南政法学院，湖北机电学校，中南财经政法大学9个全宗，馆藏档案总数达到近10万卷（件），如何实现快速准确的查询利用，是档案馆面临的难题。利用过去查询档案要先查阅目录，然后进库查找原始纸质档案，再进行查阅、复印等利用，费时费力，还不利于原始纸质档案的保存。现在我校档案馆大力建设“数字档案馆”，利用网络版档案管理系统和扎实的后台工作，实现了档案著录、智能化查询、档案原文打印输出等多种功能，“死档案”变成了“活信息”，彻底改变了档案工作埋头翻故纸堆的刻板形象。
我校档案信息化建设始于2003年，当年开始应用东方飞扬综合档案管理系统。2004年9月，档案馆启动档案信息化工程建设，得到了学校的大力支持，先后共投入数字化专项资金近100万元。截止2014年12月，档案馆共开展了六期数字化扫描工作，先后与北京东方飞扬等多家档案数字化专业公司合作，开展纸质档案的扫描、挂接工作。
在刚刚结束的第六期扫描工作中，除了开展常规的图像扫描和数据挂接外，我们还对2004年以来利用率较高的招生录取名册和学历学位信息名册进行了矢量化处理，实现全文检索，最短1分钟就可查到相关信息。下一步还将对档案综合管理软件和档案馆网站进行升级改造，实现更多的远程服务。