（通讯员：李方盱）OA系统原生电子文件实时在线归档是省特级迎评达标的重点指标之一。省档案局规定，电子文件在线归档必须在评审时做现场演示，此项任务时间短，任务重，且无成熟经验可借鉴，需协调多个部门和环节。面对挑战，档案馆积极迎检，对标推进在线归档建设工作。在学校办公室和信息管理部的大力支持下，前期OA公文业务流程现状调研、需求分析，以及后续系统详细设计和开发编码阶段进展顺利。信息管理部还积极纳入智慧校园信息化建设项目予以经费支持。经过一个多月的开发、联调和业务测试，已基本实现OA系统原生电子文件实时在线归档要求，具体体现为，在OA系统办结的电子文件，可随时做分类鉴定、自动整理，并实时归档到档案信息管理系统。
一、归档要件
电子文件归档要件包括正文、定稿、公文处理签、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿。档案馆依据学校公文处理实际情况，针对自发文类型，对正文、附件、公文处理签、修改稿进行了归档处理，由OA系统自动合并为一个完整的PDF文件并生成页号，且保持电子文件排序和归档纸质文件排序完全一致。
二、归档流程
从准确性、习惯性、电子文件特点及健全部门立卷归档工作机制、发挥部门档案员作用出发，该项目实行两步实时归档：由部门档案员在电子文件办结后，进行预归档，在预归档库做信息补录后再向档案信息系统正式库做规范移交；再由档案员对移交的档案数据进行电子审核，审核通过后，即可接收到正式库并盖上电子归档章，成为正式的电子归档文件。
OA电子文件实时在线归档业务流程
OA办公系统预归档操作界面
档案管理系统预归档库
档案管理系统中正式的电子归档文件
此外，系统采用MD5加密算法等技术手段对电子文件进行了加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。 一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。
通过对OA办公系统和档案管理系统的开发与利用，把电子文件的归档要求贯穿到文件的撰发至归档整个工作流程中，保证了对所产生的电子文件即时收集、整理、存储及利用等管理活动。与之前传统的纸质档案管理相比，电子文件归档更注重对档案全过程的参与，包括文件的产生和后期的管理工作，取代了传统纸质文件冗杂繁复的人工分类和整理，节省了人力、物力、时间。
OA系统原生电子文件实时在线归档，使得电子文件在线归档应用成为可能。不仅满足了省特级达标检查要求，而且是我校归档真正“双套制”（电子与纸质）的突破创新，也是迈向无纸化、智慧化、数字化校园管理的基础性的一步。后续还需在实际业务推行过程中进一步完善业务流程，规避可能风险。
（责任编辑：吴瑾）