《教育部文书立卷、 归档和档案利用办法》
教育部办公厅文件
教厅档 ［2004］8 号
教育部办公厅关于印发《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》的通知
部内各司局、各直属单位：
为了进一步促进我部档案管理的规范化，强化各单位档案工作职责，切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平，根据国家有关法律、法规和档案、保密等管理规定，在原《国家教委文书立卷、归档和档案利用办法》的基础上，重新制定了《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》。现将该《办法》印发给你们，请遵照执行。
附件：教育部文书立卷、归档和档案利用办法 二○○四年三月十五日
教育部文书立卷、归档和档案利用办法
教育部在工作过程中形成的全部档案，是我部贯彻党和国家的教育方针和法律，执行党中央、国务院的各项政策和法规，从事教育工作实践的真实记录，具有重要的参考价值和可靠的凭证作用，是党和国家的宝贵财富。为了进一步健全我部文书立卷工作制度，保证应归档文件的齐全完整，确保国家秘密，提高工作效率和工作质量，使档案工作更好地为教育改革、发展和各项事业服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、规定，特制定本办法。
一、办公厅档案处的职责和任务
㈠ 对我部各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
㈡ 集中统一管理我部的文书档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
㈢ 对我部直属企事业单位和本专业的档案工作进行监督和指导。
㈣ 按规定向中央档案馆移交应进馆的档案。
㈤ 办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
二 、平时立卷单位的职责、任务和立卷的要求
㈥ 本部各司局办公室（综合处）、办公厅各处（室）均为立卷单位。各单位应根据具体情况，建立与健全平时立卷制度。各司局办公室需要设置专管或兼管文书档案工作的文书处理人员，对办理完毕的文件实行集中管理。在承办人手里不得长期保存文件。承办人应该把办结的文件及时地交给文书处理人员归卷，并于每季度终了时清理一次。文书处理人员按照立卷归档的要求，随时进行整理，年终复查整理，于第二年六月底前送档案处归档。
㈦ 立卷应该依据案卷类目进行。
案卷类目，每年初由各司局办公室（综合处）组织有关人员根据全年工作计划和上年度实有案卷情况来拟制，经有关处、室负责同志和办公厅档案处审阅后使用。在使用中，还可以根据文件形成的实际情况加以修正或补充。
案卷类目的条款要具体明确。并按机构或工作分工、重要程度和他们之间的联系进行排列，统一编顺序号。在条款后面，可以注明相应的保管期限。
(八)文书处理人员或承办人,依照案卷类目的条款准备好卷夹,将阅办完毕的文件随时整理归卷,并在收发文登记簿上注明办理情况及归卷号；或者采取定期移交核对文件的办法。各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等），也要注意及时收集归卷，保证把应归档的文件收集齐全。
（九）各文书处理部门应该把立卷工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来。收文、发文要有登记和运转手续。在定期进行催办过程中，要加强对立卷工作的督促情况。
（十）文书处理人员和承办人必须保管好已归档和正在办理的文件，严防遗失和失密泄密。已归卷的文件，利用时应进行登记；归还时注销，并将文件放入原卷内。
工作人员调离工作或短期离职时，应该认真做好自己经办的文件的交接手续，个人不得擅自带走或随意销毁。
三、归档案卷的质量要求
（十一）案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（十二）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（十三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文、电应合一立卷。
（十四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
（十五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
（十六）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
（十七）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
（十八）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
（十九）卷案封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简要、确切的反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简炼，使用简称要通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（二十）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。
（二十一）为了便于装订和使用，案卷厚度一般不超过二公分；如文件过多，可分册立卷。
（二十二）归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。
（二十三）归档的录音、录像带应标明录音、录像内容和形成时间，并单独编制目录。
（二十四）录音带、录像带、照片（底版）等档案，应与文书档案统一整理、编目，分别移交，并在案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系和便于查找利用。
(二十五)各单位每个年度的案卷,应该按照案卷之间的联系进行排列并编号,分别编制永久、长期或短期保管的案卷目录一式两份。
（二十六）为了保证案卷的质量，避免归档以后返工，在各单位归档以前，需经档案处对案卷的质量进行检查，发现问题及时解决。
四、归档
（二十七）各单位每年度形成的案卷，一般应在第二年上半年内向档案处移交。如果需要推迟归档期限，必须向档案处说明原因，最迟于第二年年底前归档。
（二十八）向档案处移交时，要按照案卷目录点交清楚，由双方交接人签字。案卷目录一份交档案处，一份存原单位。
如果有些案卷需要继续使用，可以补办调阅手续；使用完毕后，应及时归还。
（二十九）临时机构形成的文件，也应按照上述办法整理立卷，在工作全部结束后完整地向档案处移交。
五、档案的利用
（三十）本部各司局因工作需要利用档案的，应由本部干部填写《教育部文书档案调阅单》，经办公室主任或综合处处长签字后直接到档案处登记查阅，归还时予以注销。如需借阅涉密文件，须经部保密办或办公厅负责人审批。
（三十一）本部直属单位查阅档案，需持单位介绍信。如必须借阅或复制有机密的文件，须经部保密办或办公厅负责人审批。地方和部属高等学校因公调阅档案，需出具省级教育行政部门和部属高等学校介绍信或申请函。
（三十二）调出案卷，使用完毕应及时退还，一般不得超过两周。如调阅人较长时间出差时，应将所借案卷归还；各单位办公室（综合处）负责人应负责督促检查。
（三十三）本部干部调动时，须经档案处核实确认档案已归还，并出具证明后，放可办理调动手续。
（三十四）调阅人对于调出的案卷，必须妥善保管，不得随意转借、遗失、污损和涂改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。如果发生上述情况，应依照《中华人民共和国档案法》有关处罚规定处理。
六、本办法的解释
（三十五）本办法由办公厅档案处负责解释。
附： 1.文件材料归档和不归档的范围
2.关于机关档案保管期限的规定
3.文书档案保管期限表
4.教育部文书档案调阅单(样本)